Se trata de una novedad interesante. Te contamos de qué se trata.Muchos de los trabajos que se realizan en las oficinas están relacionados con el uso del papel: impresión de emails, archivos de texto, envío de faxes, fotocopias, duplicados de documentos o facturas. Así, año tras año, las empresas acumulan en papel gran parte de su documentación histórica y ven como el espacio físico de sus oficinas se reduce y el tiempo necesario para localizar un documento se incrementa. De esta manera, el gasto que esto implica, aumenta significativamente.
“La solución a este problema es encontrar una alternativa más eficiente y económica a la tradicional forma de trabajo con papel”, dicen desde Xerox, una empresa que ahora propone un sistema que elimine procesos manuales de uso de papel, permita guardar toda la información y, fundamentalmente, sea capaz de recuperar esos documentos con gran facilidad y velocidad. En pocas palabras, respondiendo a una necesidad de las empresas de migrar hacia la digitalización y la gestión electrónica de documentos.
“El modelo tradicional de gestión basado en el papel tiene una serie de problemas y costos implícitos muchas veces no perceptibles por las empresas, como son, además del espacio físico y el tiempo de búsqueda, el elevado número de copias innecesarias, la pérdida de documentos erróneamente archivados o la falta de seguridad al no contar con un control de accesos al archivo”, afirmó Augusto Vizzia, Product Manager de Xerox Argentina.
La novedad que ofrece la empresa es el software ScanFlowStore, un sistema de gestión electrónica de documentos que permite ahorrar tiempo y minimizar los costos.
Al ingresar los papeles en un equipo multifunción Xerox, como el WorkCentre 4150, con el software de gestión instalado, se podrá digitalizar y clasificar los documentos, enviar automáticamente cada uno de ellos a su destino y guardarlos según el orden que se utilizará para su posterior búsqueda. Así, la impresora funciona como una especie de server
Los archivos que se digitalizan se guardan en el disco rígido de la computadora que tenga el software/licencia instalada; lo que hace éste en conjunto con el equipo multifunción es automáticamente generar las carpetas, rutear los documentos, nombrarlos y almacenarlos. Lo interesante es que puede tomar información del documento mismo, por lo que el equipo reconoce qué factura o qué documento está escaneando y lo guarda en la carpeta destinada a esos archivos. Entonces una vez que se necesite buscar un documento es más fácil también recuperarlo y acceder al mismo, por nombre, código de barra, etc. Al estar la nomenclatura basada en datos extraídos del documento, códigos de barra o agregados por el usuario, la recuperación del archivo se realizará con gran facilidad.
De esta manera, no sólo se elimina el almacenamiento de papel en la oficina –un archivo de 10,000 hojas ocupa sólo 1GB– sino que se potencian los beneficios de manejar documentos digitales, al obtener búsquedas más rápidas en bases de datos, tener todos los archivos bajo un sistema de control de accesos, seguridad y auditoría e integrar todas estas funciones con otras aplicaciones o sistemas de gestión ERP.
Fuente: http://www.datafull.com/
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