Cómo hacer una reunión al estilo Google, por Marissa Mayer

La regla de oro de Marissa Mayer, Vicepresidenta de Productos de Búsqueda y Servicios al Usuario, para las reuniones es que todas ellas, incluso las de 5 minutos, tienen que llevar un orden del día muy específico. Sólo los puntos a tratar.

La mayoría de las reuniones en entornos corporativos no tienen estructura, no inspiran y son improductivas. Pero esto no tiene por qué ser así.

En Google, la mayoría del trabajo se hace en las reuniones, y el principal objetivo de Mayer en éstas es ofrecer a los equipos de trabajo la correcta dirección estratégica.

Las 6 claves de Marissa Mayer para hacer reuniones efectivas son:

1. Define una agenda en firme

Mayer siempre exige una agenda de la reunión por adelantado, de manera que cuando los participantes llegan a la sala, van directos al grano, aprovechando mejor el tiempo y aumentando la productividad.

2. Déjalo todo por escrito

Las reuniones en Google son muy interactivas, con pantallas por todos lados e información que llega a través de muchos dispositivos. Por tanto, se hace necesario tomar nota de todo ello y enviarla a cada participante. Así, cuando más adelante se esté revisando los puntos acordados, se podrá saber con exactitud qué fue lo que se acordó.

3. Haz micro-reuniones

Divide el tiempo que vas a dedicar a un asunto en segmentos más pequeños, centrados en el asunto en cuestión. De esta manera consigues focalizarte mejor en un asunto hasta que esté resuelto.

4. Reúnete en horas de oficina

Mayer dice: “La mayoría de nuestros productos más interesantes se han visto durante las horas de oficina”. Durante las horas de oficina, Mayer puede tener más de 15 reuniones, con una media de 7 minutos por persona.

5. Olvídate de la política, usa los datos

Esta idea debería se usarse en las empresas en las que los empleados crean que el OK a un determinado proyecto se da por la persona que lo realiza y no por la calidad de la propia idea. Mayer piensa que esto desmoraliza al empleado. Google selecciona diseños en función de una métrica determinada, exclusivamente de datos, nada de personas. Se mide el diseño y se elige el que mejor resulte, independientemente de que te guste más o menos. Los diseños no se eligen en función de las relaciones personales.

6. Controla el tiempo

Para añadir un poco de presión a la hora de focalizar las reuniones e ir al grano, en Google acostumbran a proyectar en una de las paredes un reloj con cuenta atrás. Todos saben que la reunión acaba cuando el reloj llega a 0.
Por último, sólo recordar que estos puntos funcionan bien en Google (según Marissa Mayer), pero pueden no ir bien para tu negocio. La cuestión es que estos 6 principios pueden darte alguna idea para transformar las reuniones en tu empresa en algo más que una pérdida de tiempo.

Fuente: http://tablondetrabajo.com/